Omnes Education : outil CRM, les événements, les entreprises et les étudiants dans un seul outil

Le Service Relations Entreprises d'Omnes Education organise toute l'année des événements entre étudiants et entreprises sur plusieurs campus (Bordeaux, Chambéry, Lyon, Paris, et d'autres ajoutés en cours d'année) : Job Datings alternance et stage, Rendez-vous du mardi, afterworks, petits déjeuners entreprises, conférences, et des lives Teams pour les étudiants. Nous lui avons livré un outil CRM, que l'équipe appelle Master Event CRM : une application unique qui publie les roadmaps, organise la préparation de chaque événement, suit les entreprises et les étudiants comme un vrai CRM et envoie les mails toute seule. Elle fait partie des deux outils livrés à Omnes Education en deux semaines, avec l'outil Brevo, et a grandi depuis au fil des retours de l'équipe.

Le défi

Avant, tout reposait sur des fichiers Excel et des roadmaps PowerPoint refaites à la main à chaque changement de date. Les rappels s'oubliaient, la préparation de chaque événement dépendait de la mémoire de chacun, et les appels aux entreprises étaient suivis sur des tableurs séparés. Des ressaisies, des versions qui divergent et des relances perdues : les symptômes classiques d'un processus qui a dépassé ses fichiers Excel.

La solution

Une seule application, à deux faces : des pages publiques pour les entreprises et les étudiants, et un espace équipe sécurisé, le « Master », qui s'utilise aussi sur téléphone.

Des pages publiques toujours à jour

• Une roadmap par campus, mois par mois, aux couleurs de la charte : une carte par événement, avec sa date, son type et son lien d'inscription. Un événement répété dans le mois tient sur une seule carte, avec une pastille cliquable par date.
• Les mois passés disparaissent d'eux-mêmes, et les filtres par type d'événement adaptent la légende à ce qui est affiché.
• Une vue France de tous les campus, et une vue globale avec une ligne par campus.
• Une version imprimable, l'export PDF et l'export PowerPoint.
• Un agenda à ajouter à Outlook, Google Agenda ou iPhone, mis à jour tout seul et accessible par QR code depuis la roadmap.
• Une page des lives Teams pour les étudiants, avec les liens de connexion, le groupe WhatsApp et leur agenda.

Un espace équipe pour préparer chaque événement

• Un tableau de bord : le prochain événement en grand, la part des formulaires renseignés par campus, les tâches en retard et la frise « La saison en un coup d'œil », où l'on glisse un point pour changer une date, avec les vacances scolaires, les jours fériés et les semaines de formation des alternants.
• « Ma semaine » et « Mes tâches » : chacun retrouve ses tâches en retard et celles des prochains jours, avec des compteurs dans le menu.
• La fiche d'un événement : rétroplanning en vues Liste, Tableau, Gantt et Par état, plan de communication avec le mail de confirmation prêt à copier, entreprises inscrites, jour J organisé par moment de la journée avec sa feuille de route imprimable, et bilan transformé automatiquement en slide PowerPoint.
• Un plan de communication global, tous événements confondus, où un clic ouvre le message WhatsApp prêt à envoyer.
• Un second espace pour les lives Teams, avec des séries de lives programmées d'un coup et leurs messages WhatsApp.

Un vrai CRM pour les entreprises

• Une fiche par entreprise : statut (prospect, partenaire, partenaire fidèle), résumé de la relation (événements, offres, étudiants proposés, embauches, appels), besoins de recrutement, prochaine action datée et journal de notes signées.
• Le bouton « Remplir depuis l'annuaire officiel » interroge l'annuaire public des entreprises de l'État et complète le SIRET, l'adresse, le secteur, le code NAF et la taille ; un SIRET saisi à la main est vérifié automatiquement.
• Des actions rapides depuis la fiche : appeler, écrire, ajouter un appel, inscrire l'entreprise à un événement.
• Une vue de toutes les entreprises, filtrable (à appeler, présentes, avec pré-sélection, contactées par téléphone) et exportable vers Excel.

Les pré-sélections et les heures de passage

• Pour chaque Job Dating, les étudiants proposés à chaque entreprise : formation, présentiel ou distanciel, CV, disponibilités, statut et embauche.
• « Calculer les heures » place chaque étudiant dans ses disponibilités, à raison d'un entretien toutes les 20 minutes et sans jamais le mettre à deux endroits à la fois, puis montre le résultat avant de l'appliquer.
• Un clic envoie à chaque étudiant son heure de passage et l'adresse, ou les consignes du distanciel, et prépare pour l'entreprise son planning avec un lien sécurisé vers les CV, valable 14 jours.
• Les feuilles de passage s'impriment pour l'accueil, par entreprise ou toutes d'un coup.

Étudiants, contacts et appels sortants

• Une base des étudiants alimentée par import Excel ou CSV (Salesforce, Brevo) ou par copier-coller : colonnes reconnues automatiquement, doublons détectés, historique des pré-sélections.
• Un carnet de contacts utiles, avec des dossiers qui ouvrent Outlook avec tous les destinataires déjà remplis.
• Le suivi des campagnes d'appels : origine, appelant, qualité du contact (chaud, tiède, froid), réponse et date de rappel ; les rappels du jour remontent en haut de la liste.
• Une réponse positive inscrit l'entreprise à un événement en un clic, et des statistiques par campagne et par appelant mesurent le taux de oui et les inscriptions.

Des automatisations

• Des rappels par mail pour chaque tâche : quelques jours avant l'échéance, le jour même, puis après si elle n'est pas faite, regroupés en un seul mail par personne.
• Un mail à la personne à qui l'on attribue une tâche, et un mail chaque matin aux appelants avec leurs rappels du jour.
• Des alertes dès la saisie quand une date tombe un jour férié, pendant les vacances scolaires de la zone ou le même jour qu'un autre événement.
• Une mise à jour partout dès qu'on enregistre : frise, roadmaps publiques, PDF et agenda.

Un mode administration No Code

L'application se modifie sans une ligne de code, depuis une page de réglages réservée aux administrateurs de l'équipe, qui n'ont besoin d'aucune compétence technique. Les réglages en cours s'affichent en aperçu dans toute l'application avant d'être enregistrés, puis s'appliquent à toute l'équipe, et les vingt dernières versions de la configuration sont conservées : l'outil évolue avec le service, sans dépendre d'un développeur.

• Les saisons, les jours fériés, les vacances scolaires, les campus et les semaines de formation des alternants.
• Les types d'événements et de lives, leurs couleurs et les modèles de rétroplanning, de plan de communication et de jour J.
• Les listes déroulantes, les états, les champs et les colonnes.
• Les textes de l'interface et des mails, les liens, les boutons et le menu.
• Les blocs du tableau de bord, le bilan et sa slide PowerPoint, les pages publiques.
• Les comptes et leurs droits, la sauvegarde de la configuration et l'historique de ses versions.

Sécurité et données personnelles

• Des comptes individuels, activés par un lien d'invitation à usage unique valable 7 jours, avec des rôles (administrateur, membre, lecture seule) et les campus de chacun.
• Des mots de passe hachés, jamais stockés en clair, des sessions signées et un blocage temporaire après dix tentatives de connexion échouées.
• Les offres et les CV effacés automatiquement 15 jours après l'événement, et des liens de partage des CV limités à 14 jours.
• Une corbeille de 15 jours et une sauvegarde automatique chaque semaine, dont les six dernières sont gardées et restaurables.

Les choix techniques

JavaScript sans framework ; fonctions serverless sur Vercel, avec une tâche planifiée chaque matin ; base de données Redis (Upstash) ; Vercel Blob pour les PDF ; slides PowerPoint générées et fichiers Excel lus directement dans le navigateur ; mails envoyés depuis Outlook grâce à Power Automate, ou par Brevo ; annuaire public des entreprises de l'État pour remplir les fiches.

Notre rôle

Recueil des besoins auprès de l'équipe, conception de l'interface, développement, mise en ligne, puis évolutions continues au rythme des retours du terrain.

Ce que ce projet nous a appris

• Concevoir pour une équipe non technique : chaque écran doit se comprendre sans formation, et chaque action importante se faire en un clic.
• Tout rendre réglable sans code : c'est ce qui permet à l'outil de suivre le service d'une saison à l'autre.
• Automatiser d'abord les tâches répétitives : rappels, heures de passage, roadmaps, mails de confirmation.
• Protéger les données personnelles dès la conception : effacement automatique, liens limités dans le temps, droits par rôle.
• Itérer vite avec les retours de l'équipe : l'outil est devenu un CRM parce que l'équipe en avait besoin, pas parce que c'était prévu au départ.

Le résultat

L'équipe, les entreprises et les étudiants partagent une seule source d'information. Une date modifiée une fois est à jour partout, de la frise interne à la roadmap envoyée aux partenaires ; la préparation des événements ne repose plus sur la mémoire de chacun ; et chaque entreprise a sa fiche, avec son historique, ses appels et ses embauches. Votre activité repose encore sur des tableurs et des documents refaits à la main ? Parlons-en.