Relances d'impayés automatiques : délais légaux et scénario type
À retenir
- Entre professionnels, le délai de paiement est de 30 jours à défaut d'accord, et ne peut dépasser 60 jours après la date de la facture ou 45 jours fin de mois.
- Les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de 40 € par facture sont dues sans rappel ; elles doivent figurer sur vos factures.
- Automatisez les rappels et les relances écrites ; gardez l'appel et la mise en demeure à la main d'un humain.
Une facture payée en retard, c'est de la trésorerie qui manque, et du temps passé à courir après. Dans beaucoup de PME, les relances partent quand quelqu'un y pense, avec un ton qui dépend du moment. Un scénario automatique fait mieux : il rappelle l'échéance avant qu'elle tombe, relance le lendemain, monte d'un cran à intervalles fixes, et passe la main à un humain au moment où il faut décrocher le téléphone. Voici les règles légales à connaître entre professionnels, puis le scénario type. Cet article donne des repères pratiques, pas un avis juridique.
Les délais de paiement entre professionnels
Selon les règles rappelées par Service-Public :
- À défaut d'accord, le délai de paiement est de 30 jours après la réception des marchandises ou l'exécution de la prestation.
- Les parties peuvent convenir d'un délai plus long, sans dépasser 60 jours à compter de la date d'émission de la facture, ou 45 jours fin de mois.
- Le délai convenu doit figurer sur la facture et dans vos conditions générales de vente.
Des règles particulières existent dans certains secteurs, comme le transport ou les denrées périssables : vérifiez celles de votre activité.
Pénalités et indemnité forfaitaire
Dès le lendemain de l'échéance, le retard ouvre droit à deux sommes, exigibles sans qu'un rappel soit nécessaire, comme le détaille la DGCCRF :
- Des pénalités de retard : à défaut de taux prévu au contrat, le taux de refinancement de la Banque centrale européenne majoré de 10 points ; un taux contractuel ne peut être inférieur à trois fois le taux d'intérêt légal.
- Une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 €, due pour chaque facture payée en retard (une fois par facture, pas par jour de retard), et davantage sur justificatif si vos frais réels sont plus élevés.
Ces deux mentions doivent apparaître sur vos factures. Les réclamer systématiquement reste un choix commercial ; les rappeler dans les relances pose simplement le cadre.
Le scénario de relance type
| Moment | Action | Ton | Qui |
|---|---|---|---|
| 5 jours avant l'échéance | Rappel de l'échéance, facture jointe | Courtois, informatif | Automatique |
| 1 jour après l'échéance | Première relance | Neutre : « sauf erreur de notre part » | Automatique |
| 10 jours après | Deuxième relance, rappel des pénalités et de l'indemnité | Ferme | Automatique |
| 15 jours après | Appel téléphonique | Comprendre le blocage | Humain, sur alerte |
| 30 jours après | Mise en demeure par lettre recommandée | Formel | Humain, sur décision |
Le rappel avant échéance est la relance la plus efficace et la plus négligée : il ne froisse personne et règle tous les oublis. L'appel, lui, ne s'automatise pas : c'est souvent là qu'on apprend que la facture attend un bon de commande, qu'elle est partie au mauvais service, ou que le client traverse une difficulté.
Après la relance amiable
Si les relances restent sans effet, l'étape suivante est la mise en demeure, par lettre recommandée avec accusé de réception, qui fixe un dernier délai : Service-Public décrit ce recouvrement amiable. Viennent ensuite les procédures de recouvrement : l'injonction de payer, demandée au tribunal compétent, ou pour les petites créances la procédure simplifiée confiée à un commissaire de justice. Ces décisions engagent la relation client : elles restent humaines, l'automatisation se contentant de préparer le dossier (factures, relances envoyées, historique des échanges).
Ce qu'il faut pour automatiser
- Des factures avec une échéance fiable et le bon contact de facturation chez le client : la relance la mieux écrite ne sert à rien si elle part vers une adresse que personne ne lit.
- Le rapprochement des paiements : les relances s'arrêtent d'elles-mêmes dès que le règlement est identifié, sur le relevé bancaire ou dans le logiciel de facturation.
- Des modèles de messages validés une fois pour toutes, avec la référence de la facture, le montant et, si possible, un lien de paiement.
- Une alerte pour l'appel, dans l'outil où travaille la personne chargée du recouvrement.
- Un historique : chaque relance envoyée est tracée, ce qui sert si le dossier se durcit.
Notre démo de devis et facturation montre le suivi des paiements. Le scénario est cousin de celui des devis, détaillé dans Relancer ses devis automatiquement : un déclencheur, des étapes, une condition d'arrêt. Automatiser mes relances d'impayés
Questions fréquentes
Peut-on réclamer l'indemnité de 40 € à un client particulier ?
Non. L'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement concerne les relations entre professionnels. Avec un consommateur, d'autres règles s'appliquent.
Faut-il relancer avant d'appliquer les pénalités ?
Non : entre professionnels, les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire sont exigibles sans rappel, dès le lendemain de la date de paiement figurant sur la facture. Les relances restent néanmoins le meilleur moyen d'être payé sans abîmer la relation.
Une relance automatique peut-elle froisser un bon client ?
Rarement si le ton est juste : rappel courtois avant l'échéance, relance neutre ensuite. Prévoyez la possibilité de sortir un client du scénario, et arrêtez toute relance dès que le paiement est identifié.
Que se passe-t-il si le client conteste la facture ?
Le scénario doit s'arrêter : un litige se traite humainement. Prévoyez un statut « contestée » qui suspend les relances et alerte la personne responsable.